Beheren

Bij het beheren is het erg belangrijk om overzicht te houden over verschillende zaken. Zodat je exact weet wie wat moet doen. Op school werken tijdens de projectgroepen niet echt met een planning, aangezien het meestal tijdens de opdrachten wel soepel verloopt wie wat doet. Daarentegen is het op mijn werk wel ontzettend belangrijk om een goede planning te hebben. In het begin van de avond wordt er een planning gemaakt waar je mee start, maar vaak is het zo dat gaandeweg de avond er wat wijzigingen plaatsvinden. Dit kan komen doordat iemand bijvoorbeeld eerder klaar is. Dan ben je genoodzaakt wat te schuiven in de planning en dan moet er echt goed nagedacht worden hoe je verder gaat. Maak je verkeerde keuzes dan kan dit grote gevolgen hebben voor de rest van de avond. Een simpel voorbeeld; laat je iemand vegen die heel snel diepvries kan vullen en laat je dan iemand anders die lang niet zo snel is met diepvries dat vullen kan ervoor zorgen dat je vertraging oploopt en dit zorgt er dan weer voor dat je later de deur uit bent.

Ik zorg er tijdens een tentamenweek altijd voor dat ik een planning klaar heb liggen. Ik vind het wel fijn als ik weet wat ik moet doen voor de tentamens. Je bent er dan van verzekerd dat je alle stof behandeld hebt en niks vergeten bent. In de planning verwerk ik dan ook gelijk wanneer ik bepaalde stof ga leren. Tot op heden heb ik me hier dit jaar redelijk aan gehouden. Je hebt natuurlijk nog weleens momenten dat je iets dan uitstelt, maar met behulp van een planning is dit al een stuk minder. Je ziet vervolgens ook dat de resultaten behoorlijk prima zijn. Plannen heeft dus zeker invloed op de resultaten. Ik vind wel dat ik mijn planningen wat specifieker mag maken. Hiermee bedoel ik bijvoorbeeld de te oefenen stof meenemen in de planning in plaats van alleen het vak.

Tijdens mijn derdejaars stage merkte ik dat ik moeite had met het uitvoeren van soortgelijke opdrachten en dan met name op het gebied van planning en organisatie. Toen heb ik vanuit school het aanbod gekregen om eens een keer met een jobcoach om de tafel te gaan zitten. We kwamen er al snel achter waar een aantal knelpunten lagen. Ten eerste had ik eigenlijk geen planning, terwijl dat voor mij achteraf gezien wel noodzakelijk was. Ik plande voornamelijk in mijn hoofd, maar daar bleef het ook wel bij en dan werd het vaak uitgesteld of iets dergelijks. Verder had ik moeite met fouten maken. Ik wilde altijd alles heel graag goed doen. Dit zorgde ervoor dat ik het doorsturen van een rapport gedurende de stage telkens uitstelde. De stagebegeleider bood aan om daarnaar te kijken als ik het op de mail zou zetten. Hier deed ik dan een paar weken over om dat ik nog niet tevreden was over het rapport met als gevolg dat ik daarna minder tijd had om het te herstellen. Ook vond ik het lastig om de kern van de opdracht over te brengen. Dit bleek voornamelijk uit de tussenpresentatie. Toen ik aan deze punten ben gaan werken uitte zich dat vrij snel. Ik had een weekplanning die ik continu accuraat hield en mijn stagebegeleider vanuit school vond mij een maand na de tussenpresentatie, toen we de volgende voortgangsupdate hadden, al gelijk een stuk frisser en ze kon merken dat ik meer plezier had en een duidelijk plan voor de komende periode. Uiteindelijk heb ik mijn stage af weten te sluiten met een voldoende. Mijn stagebegeleider vond het vooral knap dat ik mijn stage nog dusdanig heb weten te keren dat er een goed eindresultaat uit is gekomen. Hier is mijn doorzettingsvermogen cruciaal in gebleken, want ik moest en zou die stageopdracht halen. In het begin had ik veel tips nodig van mijn jobcoach, maar gaandeweg het proces nam ik hier zelf steeds meer de leiding in. De wekelijkse planning gebruik ik nu overigens nog steeds en het werkt fantastisch voor mij, terwijl ik al een jaar geen jobcoach meer heb. Om jullie een beeld te geven van mijn wekelijkse planning heb ik onderaan deze pagina een voorbeeld toegevoegd. En ook na mijn stage heb ik veel aan mijn jobcoach gehad. Met name met het oog op de toekomst hebben we veel met elkaar gespard over wat ik nu daadwerkelijk leuk vind en wat ik later wil gaan doen. Dit heeft er ook voor gezorgd dat ik nu al vier maanden voor de start van mijn afstudeerstage een stageplaats en -opdracht heb gevonden die goed bij mij past. Waar ik in het begin dus nog veel afhankelijk was van mijn jobcoach heb ik daarna vrij snel het poces naar mij toegetrokken en ben ik in veel gesprekken met eigen input gekomen. Dat jaar is ontzettend goed geweest voor mijn persoonlijke ontwikkeling en daar pluk ik nu nog de vruchten van.

Ondanks dat ik vroegtijdig ben begonnen met het zoeken naar een stagebedrijf en het formuleren van de opdracht, was het nog allemaal krap aan om het op tijd rond te krijgen. Hierdoor heb ik geconstateerd dat je altijd nog wel obstakels tegenkomt gedurende een proces. Dit maakt het extra belangrijk om er vooraf goed op in te spelen. Als ik dat voor het vinden van een geschikte afstudeerstage niet had gedaan was het mij niet gelukt om dit tijdig rond te krijgen. Tijdens de afstudeerstage had ik al vrij snel in de gaten dat het allemaal erg krap ging worden wat betreft de tijdsplanning. Hier heb ik wel op ingespeeld door de feedbackmomenten met mijn stagebegeleider van school vroegtijdig en vooruit te plannen, waardoor ik hierdoor in ieder geval geen extra tijd ben verloren. Uit mijn vorige stage bleek ook dat je hier niet mee moet wachten tot dat je iemand nodig hebt, want dan loop je tegen problemen aan. Verder had ik het idee om in de kerstvakantie een aantal dagen door te werken, omdat ik de tijdsplanning toen al als krap inschatte. Vanwege een verloren document heeft dit alleen niet zoveel opgeleverd. Dit was tevens ook een goed leermoment om ervoor te zorgen dat ik ieder document waar ik in werk op automatisch opslaan moet hebben staan. Ook ben ik na de voortgangsbespreking direct aan de slag gegaan met de interviews, want hier gaat ook altijd een heleboel tijd overheen. Zo moet je uit gaan zoeken wie je gaat interviewen en waarom. De vragen moeten beoordeelt worden door de consultants om te beoordelen of de klanten daar op zitten te wachten. Vervolgens moet je nog een zakelijke mail gaan opstellen, waarmee je de klanten aanspoort om een interview in te plannen. Als de mails verstuurd zijn moeten de klanten nog de tijd hebben om te reageren en kan het ook zomaar nog zeker twee weken duren, voordat sommige klanten tijd hebben. Deze potentiële obstakels heb ik ervaren tijdens mijn derdejaars stage en project 10. Doordat ik hier nu vroegtijdig op heb ingespeeld kon in ze wel in de gewenste periode afnemen. Het uitwerken van de interviews kostte uiteindelijk nog wel meer tijd dan op voorhand verwacht, waardoor het alsnog krap wordt op het einde. Ondanks dat ik tijdens het afstuderen gestructureerd te werk ben gegaan kwam ik uiteindelijk nog enigszins in de problemen met het afronden van het rapport voor de deadline. De planning had dus (achteraf gezien) nog wat strakker gemoeten.